3.1 Accueillir des conférences, ateliers et autres événements

Description

Cette section fournit un aperçu de quelques-unes des activités que vous aurez besoin d’effectuer lors de la tenue d’une conférence, d’un atelier ou d’une série de séminaires. De nombreux outils et exemples sont fournis dans la section des ressources.

Il est assez fréquent pour les VOPE d’avoir un renforcement de capacité ou un objectif de défense des intérêts  dans leur mission qui nécessite qu’elles accueillent occasionnellement des événements  comme des conférences, des ateliers et des séminaires sur l’évaluation. L’avènement des services de webinaires en ligne ont permis de tenir certains des événements de renforcement de capacité sur un espace en ligne, mais un rassemblement en face à face est souvent très précieux pour établir la crédibilité de votre VOPE. Les conférences, ateliers et séminaires sont souvent un moyen utile pour une association de développer ses ressources financières : les professionnels de l’évaluation sont souvent disposés à payer pour des opportunités de développement professionnel de haute qualité.

Si vous planifiez un événement, prenez en considération pourquoi vous l’accueillez, qui vous ciblez, quel en sera l’objectif et quand il aura lieu. Le lieu de la conférence et le moyen de la financer sont aussi des aspects importants. Ces questions ont été largement couvertes dans le «Kit de démarrage pour l’accueil d’une conférence en évaluation», préparé par Hickson et Loesch-Griffin pour les amis et affiliés de l’American Evaluation Association (l’Association Américaine d’Évaluation) (voir les ressources). Bien que ces informations aient pour objectif les Affiliés Locaux Américains de l’AEA, de nombreuses sections du document sont très utiles pour les VOPE présentes dans d’autres parties du monde.

D’autres préoccupations sont :

• Envisager d’utiliser un système en ligne pour traiter les paiements et gérer les inscriptions à la conférence. Vous pouvez développer votre propre système ou en choisir un parmi les produits disponibles dans le commerce pour vous aider sur tous les fronts, de l’appel à communications à l’émission des factures, en passant par la collecte des informations d’inscription. Dans la section des conseils, vous trouverez un aperçu d’Idealware sur quelques options intéressantes pour les inscriptions à un événement.
• Une fois que vous avez tenu votre première conférence, il peut s’avérer nécessaire de penser à rédiger une politique officielle d’évaluation de la conférence et de mettre sur pied votre propre boîte à outils. Un exemple de la SEC (Section d’Évaluation des Conventions) est fourni dans la section des ressources.
• Si vous souhaitez que des délégués étrangers assistent à votre événement, préparez-vous à émettre des lettres d’invitation pour les demandes de visa et à fournir des informations pertinentes sur les transports et le logement.
• Afin de vous assurer qu’un large éventail de délégués soit susceptible d’assister à votre conférence, envisagez de mettre en place un programme de bourses. Quelques-unes des idées sur ce sujet sont répertoriées dans la section des exemples.
• Envisagez de rendre disponible les présentations, les documents et les résumés présentés au cours de la conférence sur une page Internet après la conférence. Si cela est possible, mettez à disposition des participants le contenu de la conférence sur une clé USB. Une sélection des présentations de la conférence peut aussi être publiée dans les procédures de la conférence ou dans une édition spéciale d’un journal.

Envisagez d’inscrire votre conférence  en évaluation comme un événement dans un des grands répertoires d’événements en évaluation :  http://betterevaluation.org/events ou http://www.evaluation.lars-balzer.name/calendar .