2.8.8 Gestion des achats

Description

Cette section apporte des précisions sur la gestion de l’achat de biens et de services auprès de fournisseurs externes et fournit quelques modèles, outils et exemples à consulter.

Le processus d’approvisionnement implique de gérer diverses activités, dont la commande, la réception, l’examen et l’approbation des articles des fournisseurs, l’endossement des paiements des fournisseurs et la gestion de ces fournisseurs dans le cadre de leur contrat. Bien que les relations avec les fournisseurs puissent être moins importantes pour une VOPE, les procédures d’approvisionnement doivent spécifier comment gérer ces relations, pour s'assurer d'un niveau de service élevé. Il est conseillé de développer et de rationaliser les procédures et les politiques d’achat dans le document des politiques et procédures de gestion financière de la VOPE. 

Si une VOPE ne gère pas efficacement cet aspect financier, cela peut entraîner des dépenses inutiles, des produits ou services fournis inadaptés et des frustrations dus à des charges administratives inutiles et un service à la clientèle insatisfaisant. Les achats non autorisés peuvent augmenter le coût d’exploitation de la VOPE et ainsi épuiser les ressources de l’organisation.

L’objectif d’achat devrait être : « [d’]acheter la bonne qualité et quantité de matériaux ou de produits au meilleur prix possible et au moment opportun auprès du meilleur vendeur.» (http://www.entrepreneur.com/article/79798-2)

Les politiques et procédures d’achat d’une VOPE devrait aborder les situations suivantes :

• Qui est mandaté pour autoriser les achats?

• Quels sont les achats autorisés? Existe-t-il des achats interdits (par exemple achat d’alcool lors d’un repas?

• Quelle est la limite de dépenses permises par personne?

• Comment les achats seront-ils payés? Exemples : Caisse de dépenses courantes, transfert électronique, paiement par carte de crédit, carte de paiement, paiement du compte via débit,  etc.

• Pour les paiements et remboursements électroniques, à quelle fréquence les dépenses courantes seront-elles traitées? Exemple : tous les deuxièmes et derniers mardis du mois.

• Si les membres du Conseil, les employés et les bénévoles sont autorisés à effectuer eux-mêmes certains achats et réclament ensuite un remboursement, quel période devraient-ils respecter pour demander le remboursement de leurs dépenses et quelles preuves documentaires doivent-ils fournir?

• Quelle procédure d’approvisionnement doit être mise en place? Exemple : une approbation préalable par un bon de commande de tout achat au-dessus d’un certain montant doit être accompagnée de trois devis.

• Qui autorise le paiement des achats? 

• Comment sont approuvés les paiements des achats? Exemple : les marchandises livrées sont comparées à la commande et à la facture avant l’approbation du paiement.

• Quelle est la position de la VOPE concernant l’acceptation de cadeaux?

• Quelle est la position de la VOPE concernant les programmes de fidélité et l’utilisation/l’accumulation des avantages de ces programmes? (par exemple, si un particulier ou une organisation cumule des points de vol lors de chaque réservation chez une compagnie aérienne, pour qui ces points se cumulent-ils et qui est autorisé à les utiliser?)

• Comment un potentiel conflit d’intérêt avec un fournisseur sera-t-il géré?

• La VOPE dispose-t-elle d’une liste de fournisseurs préférentiels? Comment les fournisseurs sont-ils sélectionnés et approuvés pour apparaître sur cette liste?

Encadré 2 :3 Exemple d’une procédure d’achat très basique (http://swni.org/CMS-Uploads/Guide%20to%20financial-controls-policies%20-%20Cindy%20Cumfer.pdf)

Le système de commande et l’ordre d’achat.

Si votre VOPE achète de nombreux articles auprès de fournisseurs externes, il peut s’avérer nécessaire de développer un système de bons de commande.  Le système de bons de commande spécifiera les étapes qu’un employé, un membre du Conseil ou un bénévole doit suivre pour demander, commander, recevoir et approuver des paiements pour des biens et services.  Le bon de commande est une requête officielle (document) envoyée au fournisseur une fois convenu avec lui des éléments, du prix et de la quantité. 

Fournisseurs préférentiels

Une liste des fournisseurs préférentiels peut alléger la charge administrative concernant la recherche de fournisseurs et la comparaison des prix chaque fois que vous devez faire un achat.  Utilisez la liste suivante (http://www.entrepreneur.com/article/79798-2) pour évaluer les fournisseurs pour votre liste de fournisseurs préférentiels :

• rapidité des livraisons;

• état complet des commandes expédiées;

• qualité des articles expédiés;

• qualité du service à la clientèle;

• compétitivité des prix;  

• satisfaction avec des commandes similaires;

• solidité de la situation financière;

• capacité de répondre aux spécifications de conception; et

• expertise des représentants commerciaux et du personnel technique.

Achats spécifiques lors d’événements

Dans le cas où vous êtes l’hôte d’un atelier, d’une conférence et d’un autre événement spécial, il est probable qu’un grand nombre d’achats soit nécessaire. Il est parfois possible de sous-traiter un fournisseur de services, comme un organisateur de conférence qui se chargera des achats, des paiements et des rapprochements de comptes. Cependant, la VOPE doit avoir mis en place des freins et des contrepoids pour s’assurer que les achats soient correctement administrés et que le tout soit conforme aux exigences des partenaires de l’événement.