2.8.6 Recevoir les paiements

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Description

Cette section donne un aperçu des différentes façons pour les VOPE d’accepter des paiements pour les services fournis et les adhésions enregistrées.

La VOPE doit fournir des options fiables et conviviales aux membres pour le paiement des droits d’adhésion et pour les événements et les services spéciaux comme les conférences. Les paiements peuvent être encaissés en espèces, par virement bancaire, par transferts de fonds électroniques, par carte de crédit ou de débit ou par des sites de paiement électronique comme PayPal. Chacune de ces options nécessitera des procédures administratives spécifiques, elles peuvent avoir des coûts différents et présenter des risques différents. Il peut être nécessaire de mettre en place des systèmes de facturation et de paiement qui soutiennent de grandes quantités de paiements pour la même organisation : par exemple, un ministère du gouvernement peut décider d’enregistrer 50 employés en tant que membres. Une attention spéciale doit également être accordée à la façon dont seront reçus les paiements provenant du gouvernement, des donateurs ou d’autres agences, dans ces cas une VOPE doit, en premier lieu, les inscrire dans un fichier de fournisseurs puis demander un paiement après qu’une preuve de service ou une preuve documentaire spécifique soit fournie (par exemple, des commandes gouvernementales peuvent être payées après qu’une conférence ait eu lieu et que la facture pour paiement ait été présentée). Des obstacles particuliers peuvent survenir si l’argent est transféré depuis l’étranger; certaines VOPE procèdent alors à l’encaissement des paiements en espèces, pour des périodes pouvant atteindre 3 ans, chaque fois qu’un rassemblement des membres a lieu.

Il est important qu’une VOPE considère attentivement les différentes options pour recevoir des paiements avant de faire un choix applicable à son contexte particulier.

Paiements en espèces : nécessite d’émettre des tickets de caisse. Nécessite que quelqu’un prenne la responsabilité de recevoir et de déposer les espèces à la banque. Comporte un risque de vol avant que l’argent soit déposé.

Dépôts bancaires : nécessite des instructions spécifiques concernant les références de paiement à utiliser. Les membres peuvent trouver fastidieux d’effectuer leurs paiements de cette façon. Il peut y avoir un retard. Comporte le risque de ne pas pouvoir allouer correctement les fonds aux comptes spécifiques des membres. Il peut y avoir des frais bancaires élevés pour cette option.

Transferts de fonds électroniques : peut exiger que les membres envoient une preuve de paiement à un employé de la VOPE ou l’utilisation de numéros de référence spécifiques. Comporte le risque de ne pas pouvoir allouer correctement les fonds aux comptes spécifiques des membres. Les transferts de fonds internationaux peuvent être retardés et impliquer des frais bancaires élevés.

Paiements par carte de crédit ou de débit : peut exiger que l’organisation investisse dans un appareil de point de vente et d’allouer un pourcentage de chaque transaction à la couverture des frais bancaires. Peut nécessiter une formation spéciale pour le personnel. Peut nécessiter d’avoir accès à une ligne de transmission des données au point de vente pour travailler.

Paiements en ligne par carte de crédit : peut nécessiter que l’organisation investisse dans la mise en place d’un réseau de paiement en ligne avec des mesures de sécurité pertinentes. Il peut y avoir des frais bancaires ou administratifs élevés pour cette option et un certain pourcentage des membres peut ne pas être en mesure d’utiliser cette technique de paiement, selon la législation en vigueur dans un pays en particulier. Le site Internet Wild Apricot donne un aperçu de la mise en place d’un système en ligne de traitement des paiements.

Sites de paiements électroniques : peut exiger que l’organisation investisse dans un compte avec un site de paiement spécifique. Il peut y avoir des frais bancaires et administratifs pour cette option.

Encadré 1 :2 Détails du processus de paiement en ligne

(Source: http://www.wildapricot.com/blogs/Newsblog/2009/02/06/Online-payment-Proc...)

De nombreuses organisations caritatives à but non lucratif travaillent à une plus petite échelle et n’ont pas besoin d’une configuration électronique à part entière. Il se peut également que votre organisation, en ces temps d’austérité, ait des doutes sur la gestion des coûts d’un compte commercial. Vous pouvez toujours accepter les paiements par carte de crédit en ligne, grâce à un processus de facturation à une tierce partie.

Processeurs de facturation à une tierce partie

Vos sympathisants peuvent facilement utiliser leur carte de crédit pour vous envoyer de l’argent grâce à un service de paiement, comme PayPal, Network for Good ou Google Checkout par exemple. Dans ce cas, le compte commercial du service se chargera pour vous de la transaction moyennant un paiement.

Ce type de service est généralement le moyen le plus rapide et le plus facile de recueillir les dons et les autres paiements pour votre organisation via votre site Internet. Les boutons «Donnez» ou «Achetez maintenant» se trouvent sur votre site, mais lorsque les utilisateurs cliquent dessus, la transaction financière se fait sur le site Internet sécurisé du service choisi. Une fois le paiement effectué, le payeur reçoit automatiquement un reçu par courriel et vous recevrez à votre tour un courriel de notification du paiement effectué.

Sachez que tous les services de paiement ne fonctionnent pas nécessairement dans toutes les régions du monde et que les utilisateurs peuvent avoir à effectuer des transactions supplémentaires pour effectuer leurs paiements en dehors de l’Amérique du Nord (et parfois en dehors des États-Unis).

Ressources: