2.8.5 Produire des rapports financiers pour les parties prenantes, les donateurs et autres personnes intéressées

 Description

Cette section rappelle à la VOPE les exigences de transparence pour les membres et les donateurs dans les rapports financiers. Des exemples de rapports financiers annuels et adaptés à des projets spécifiques y sont fournis.

«Les états financiers (ou rapports financiers) sont un enregistrement officiel des activités d’un entreprise, d’une personne ou de toute autre entité.  Le manuel des politiques et des procédures financières de votre organisation précisera quand et comment le rapport financier doit être publié et présenté aux parties prenantes.  Les informations financières pertinentes y sont présentées de façon structurée et dans une forme facile à comprendre. Elles comprennent en général les états financiers, accompagnés d’une discussion et d’une analyse de la gestion.» Selon les lois légales pertinentes, les états financiers peuvent avoir besoin d’être vérifiés avant d’être présentés aux parties prenantes.

Éléments généralement inclus dans les états financiers :

• un bilan indique les actifs, les passifs et les capitaux de l’organisation à un moment précis;

• une déclaration de revenus indique les revenus, les dépenses et les profits d’une organisation sur une période de temps donnée;

• un état des résultats fournit les informations sur l’exploitation de l’entreprise; et

• un tableau des flux de trésorerie indique les activités de flux de trésorerie d’une organisation, en particulier ses activités d’exploitation, d’investissements et de financement.

Si une VOPE accueille un événement particulier (comme une conférence) ou accepte une activité spécifique financée par des donateurs (comme une conférence sur l’évaluation ou la production d’une revue), il peut être nécessaire de produire un rapport financier spécifique (vérifié ou non) qui révèle les revenus et dépenses liés à ce projet particulier et qui indique aux donateurs comment leurs contributions financières ont été utilisées.