DescriptionCette section suggère un moyen pour les VOPE d’administrer la gestion fiscale des fonctions de comptabilité et d’audit d’une VOPE.
De nombreuses VOPE choisissent de conserver à l’interne certaines tâches de gestion mais de confier les services de comptabilité et d’audit à des spécialistes externes. La gestion des fournisseurs de service de comptabilité et d’audit sera plus efficace si les attentes de votre VOPE sont bien définies et communiquées avant d’engager des fournisseurs de service spécifiques. Cela peut être réalisé en documentant les rôles, les responsabilités et la structure des Comités de finance et d’audit. Ceci doit être inclus dans les politiques et procédures de gestion fiscales de la VOPE.
La gestion fiscale est une fonction spécialisée et la confier à des experts allégera la charge administrative de la VOPE et garantira que votre VOPE est conforme aux réglementations financières et fiscales. Utilisez l’expertise de spécialistes pour mettre en place vos systèmes de gestion fiscale.
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Un comité d’audit est, soit un groupe de travail, soit un comité permanent qui a reçu du Conseil d’administration l’autorisation de rendre compte de l’audit indépendant de l’organisation à but non lucratif. Alors que le Conseil dans son ensemble conserve son pouvoir de surveillance, la taille plus petite du Comité d’audit lui permet de s’acquitter de ses responsabilités dans un environnement plus gérable. Le comité n’est pas impliqué dans la gestion quotidienne des finances de l’organisation sans but lucratif, mais supervise le processus d’audit indépendant, ce qui implique souvent l’embauche et l’évaluation du ou des responsables de l’audit. Le cas échéant, le Comité d’audit peut aussi être le groupe responsable de l’application des révisions ou des recommandations faites par l’auditeur, par exemple de veiller à ce que les contrôles internes de l’organisation soient effectivement mis en œuvre. Le Comité d'audit peut également servir de « médiateur » pour l’organisation et, si cela est le cas, pourrait plus particulièrement être chargé de la responsabilité de régler les plaintes de mauvaise gestion financière. Le Comité peut également être identifié dans une politique de «dénonciation» de l’organisation comme ayant l'autorité, déléguée par le Conseil, d'examiner les plaintes concernant la mauvaise gestion financière.
Pour s’assurer que le processus d’audit reste objectif, un comité d’audit doit être un groupe «indépendant», ce qui signifie qu’aucun membre du comité d’audit ne peut être un employé de l’organisation à but non lucratif (ou du cabinet d’audit). Cette indépendance autorise le comité d’audit à rendre des jugements impartiaux sur les gestions financières internes et la performance du personnel de l’organisation (ainsi que les performances des auditeurs) sans pression excessive qui pourrait exister si les membres du comité d’audit étaient des employés de l’organisation (ou du cabinet d’audit).
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Afin de créer une structure de gouvernance responsable, il doit y avoir une surveillance du Conseil sur la fonction d’audit, mais un comité d’audit n’est pas obligatoire. Il est bon d’avoir un autre comité, par exemple le comité exécutif, pour superviser le processus d’audit indépendant. Certains Conseils attribuent la surveillance de l’audit à l’ensemble des membres du Conseil, bien que les plus grands Conseils peuvent trouver simplement trop complexe de gérer le processus d’audit avec plus de trois ou quatre personnes et penser qu’il est plus pratique d’autoriser un groupe réduit à se concentrer sur le processus d’audit. Une alternative à l’utilisation d’un comité permanent, comme un comité d’audit, est de convoquer un «groupe de travail d’audit» qui peut choisir de se réunir seulement en cas de nécessité et peut également être dissout et se rassembler tous les ans, au besoin. Comme avec un comité d’audit, aucun membre du groupe de travail chargé de la surveillance ne doit être employé par l’organisation.
Qu’un comité d’audit soit utilisé ou non, toutes les organisations caritatives à but non lucratif doivent réviser leurs pratiques pour s’assurer que l’indépendance de la surveillance du ou des auditeurs soit respectée. Le principal objectif du processus d’audit est de démontrer l’intégrité financière, car garantir l’indépendance et éviter les conflits d’intérêts doivent toujours être la priorité lors de la structuration d’un comité de surveillance.
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