2.8.3 Développer un budget pour la VOPE

Description

Cette section rappelle qu’une VOPE peut avoir besoin d’un budget opérationnel annuel ainsi que des budgets propres à des projets particuliers.

Un budget est tout simplement une estimation des revenus et des dépenses pour une période de temps donnée.  Le document financier est utilisé pour prévoir les revenus et dépenses futures  et fournir une estimation sur la capacité de la VOPE de continuer ou non à fonctionner avec les revenus et les dépenses prévues.

Une VOPE doit préparer un budget annuel pour garder le contrôle des finances de la VOPE.  Il permet de planifier et de communiquer sur la façon dont la VOPE prévoit d’utiliser l’argent reçu des membres et des donateurs.  Le budget comprend les revenus et les dépenses prévues pour les périodes futures.  Les revenus et dépenses effectifs sont contrôlés par rapport aux chiffres du budget tout au long de l’année. 

Vous pouvez préparer votre budget en utilisant du papier et un crayon, des tableurs (par exemple Excel) ou un logiciel de comptabilité.  Si vous ne possédez pas de logiciel de gestion financière ou de comptabilité, utilisez les nombreux modèles de budgets disponibles, par exemple ceux de Microsoft Office (inclus comme ressource) et de Google Docs. 

Dans sa forme la plus simple, le processus de préparation d’un budget annuel ou mensuel pour votre organisation doit inclure :

• la liste de toutes les sources de revenus, par exemple, les droits d’adhésion, les frais de séminaire, les intérêts;

• la liste de toutes les dépenses fixes requises, par exemple, les factures, le téléphone, les données, les salaires (le cas échéant);

• la liste de toute autre dépense possible.

Révisez votre budget à intervalles réguliers : la plupart des organisations révise leur budget une fois par mois et l’examine chaque trimestre devant le Conseil d’administration. Révisez le budget à intervalles réguliers afin de l’adapter aux événements imprévus et aux changements de situation.

Si une VOPE accueille un événement particulier (par exemple une conférence semestrielle) ou accepte un projet spécial (par exemple la mise en place d’une nouvelle revue), il peut s’avérer nécessaire d’élaborer un budget détaillé pour ce projet particulier, de le partager avec d’éventuels donateurs  et de l’utiliser pour une levée de fonds pour cet événement.