2.7 Administrer le vote

 Description

Cette section fournit des idées sur comment une VOPE peut mener le processus de mise en candidature, de votation et de nomination des membres de son conseil d’administration (Conseil), en plus de quelques suggestions concernant les logiciels qui pourraient être utilisés dans ce processus ainsi que des exemples de comment certaines  VOPE ont procédé dans le passé.

Une VOPE est en général régie par un Conseil formé de personnes désignées au sein de l’organisation qui ont été sélectionnées par les membres de cette VOPE.  La constitution de la VOPE contient généralement une description du fonctionnement des structures de direction et de gestion de celle-ci. Ainsi, la constitution contient une description des critères d’éligibilité des membres du Conseil et des procédures de mise en candidature, de vote et d’élection pour ces postes, incluant le mandat relatif à chaque position. (Lien ici vers la section 1.2. Fonder une VOPE).  Le processus d’application du vote doit gérer la candidature, le vote lui-même et la nomination des membres du Conseil d’administration. 

Les processus d’élection et de vote peuvent être administrés au cours d’une réunion des membres, comme une AGA. Toutefois, puisque de nombreuses VOPE ont des membres dispersés au niveau géographique, elles optent souvent pour une administration électronique de leurs élections, en utilisant des systèmes d’administration de vote en ligne.  Le processus d’élections est en général composé de quatre étapes :

1. mise en candidature;

2. confirmation des candidatures;

3. vote;

4.  nomination par les membres du Conseil.

Pour les systèmes d’administration de vote, une VOPE a, en général, le choix entre deux options.  Une des options est d’effectuer le processus d’élection et de vote au cours d’une réunion des membres, par exemple une AGA, pendant laquelle les membres peuvent proposer et voter à main levée, par bulletins de vote ou via des périphériques de saisie de données électroniques.  Les candidatures peuvent être proposées et confirmées pendant la réunion ou avant la tenue de celle-ci.  Si le processus de candidature est terminé avant la réunion, des bulletins de vote peuvent alors être imprimés pour voter.  Avec des systèmes de vote sur papier, les votes sont émis et comptés à la main.

Par ailleurs, ces systèmes peuvent inclure un périphérique de saisie électronique et les votes être comptés électroniquement. Le vote en ligne (aussi connu sous le nom de vote électronique) utilise des systèmes informatiques pour faciliter la mise en candidature, la confirmation des candidats et le décompte des voix.  Une liste des membres doit être disponible pour permettre aux membres de savoir qui peut être nominé. Une fois la période de mise en candidature terminée, les candidats désignés doivent confirmer qu’ils sont prêts à être membre du Conseil d’administration.  À ce stade, les informations sur les candidats peuvent être publiées sur le site Internet ou transmis par courrier électronique.  Une fois le vote déclaré ouvert, les membres peuvent soumettre leur vote par voie électronique à l’aide d’ordinateurs ou de téléphones intelligents jusqu’à la fermeture du vote.  Le système devrait avoir une fonctionnalité supplémentaire pour s’assurer que les membres soient éligibles au vote et qu’ils ne puissent voter qu’une seule fois.  Les votes sont comptés électroniquement, les résultats publiés et les membres nommés.  Tout ce processus peut être fait via le site Internet de la VOPE si la fonctionnalité est incluse dans la conception du site.

Les deux systèmes d’administration (encadré ou à distance) ont des coûts différents. Administrer le vote lors d’une réunion peut paraître abordable mais cela demandera plus de temps et d’effort pour la surveillance et le dépouillement du scrutin.  La présence des membres peut aussi engager des frais de déplacement.  Un système de vote électronique peut exiger un certain paiement initial mais vous fera gagner du temps dans l’administration et le décompte du vote.  Par conséquent, le coût total du fonctionnement du système d’administration du vote doit être pris en compte dès le départ.

Le système d’administration du vote doit permettre à la VOPE de :

  • fournir des informations sur les membres qui peuvent être désignés (liste des membres);
  • informer les membres de vive voix ou par courriel de la période et du processus de candidature;
  • ouvrir le processus de candidature;
  • autoriser les membres à désigner des candidats (en vérifiant la base de données des membres);
  • conserver  les informations sur les candidatures;
  • fermer le processus de candidature;
  • informer les candidats potentiels et leur demander s’ils sont disposés à se présenter aux élections (en vérifiant la base de données des membres);
  • fournir des informations sur les candidats désignés;
  • informer les membres par courriel ou de vive voix de la période et du processus de vote;
  • ouvrir le processus de vote (en vérifiant la base de données des membres, autorisant seulement les membres actifs à voter);
  • conserver les informations sur le vote;
  • analyser et vérifier les votes par candidat pour confirmer les nominations;
  • publier les résultats du vote (dans un rapport ou une feuille Excel);
  • informer les nouveaux membres du Conseil d’administration et confirmer leur acceptation;
  • informer les membres de la VOPE des nommés confirmés.

Il est impératif que les étapes de gestion du système soient clairement documentées pour assurer la transparence et parce qu’un roulement de personnel est probable. Des procédures opérationnelles standards pour gérer le processus de vote doivent être développées, stipulant clairement les tâches, les processus, les rôles et les responsabilités de chacun.  


 

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