2.5 Gérer les ressources humaines

Description

Cette section vous aidera à réfléchir à certaines questions de gestion des ressources humaines dont doivent généralement s’occuper les VOPE, qu’elles reposent sur le bénévolat exclusivement ou sur une combinaison d’employés et de bénévoles. Des ressources sur la façon de recruter des dirigeants pour VOPE et de rassembler les descriptions de poste sont référencées dans les sources.

Efficacité du Conseil

Une VOPE est en général dirigée par un Conseil d’administration ou un Organe directeur bénévole, conformément à la constitution d’une VOPE. Le Conseil d’administration peut avoir plusieurs rôles (en accord avec la boîte à outils communautaire http://ctb.ku.edu/en/table-of-contents/structure/organizational-structure/board-of-directors/main):

• Effectuer le travail de VOPE : le Conseil contribue au fonctionnement de l’organisation en effectuant certaines tâches;
• Fournir une crédibilité: ils montrent aux membres que l’organisation est légitime;
• Fournir une expérience pertinente: un comptable ou un avocat, par exemple, peut être engagé pour ses compétences particulières;
• Assister la collecte de fonds: les réseaux des membres du Conseil d’administration aident la VOPE à sécuriser les ressources financières ou d’autre nature; et
• Sauvegarder la mission et la philosophie de la VOPE, en assurant la surveillance et l’orientation des activités.

Veiller à ce que le Conseil travaille efficacement à tous ces rôles est un défi classique auquel les VOPE doivent faire face. Les bénévoles commencent habituellement avec les meilleures intentions, mais s’ils ne sont pas clairs dès le départ sur leurs attentes, s’ils ne possèdent pas les compétences ou le temps nécessaires pour s’impliquer, ou s’ils n’ont jamais l’occasion de réfléchir à leurs contributions, il est possible que les bonnes intentions du Conseil bénévole ne puissent pas se concrétiser par des effets mesurables. Faire pression pour que les bons membres soient nommés au Conseil d’administration est une des tâches les plus importantes que l’actuel Conseil posséderait. Les «bons» membres du Conseil ajouteraient généralement une diversité de compétences et d’expériences au Conseil (par exemple, des compétences en collecte de fonds, réseautage, gestion web ou gestion financière), tout en s’assurant que les critères de représentativité (par exemple le genre ou la spécialisation sectorielle) sont respectés. Cependant, plus important encore, la vie professionnelle et personnelle des membres du Conseil doit être aménagée de façon à leur permettre de consacrer du temps et des efforts dans les activités du Conseil. Il n’est pas rare que des membres bénévoles du Conseil passent jusqu’à deux heures par semaine pour simplement réussir à suivre les communications électroniques entre les membres du Conseil. Si un Conseil implique des membres extérieurs en sous-comités, ces derniers peuvent fournir un endroit approprié pour identifier de manière constructive les futurs membres potentiels avec de bonnes références professionnelles.  

Une fois qu’un Conseil a été sélectionné, il peut être utile de:

• Développer un code de conduite du Conseil d’administration, stipulant le niveau minimal de participation aux réunions et autres activités du Conseil (par exemple, si un membre du Conseil manque trois réunions consécutives, il ou elle peut être appelé(e) à démissionner). Cela aidera les membres à réaliser à quel moment ils ne sont plus en mesure de répondre aux besoins de la VOPE, et aidera la VOPE à responsabiliser les membres du Conseil.  
• Développer une description des rôles et responsabilités génériques de tous les membres du Conseil, et ceux applicables au portefeuille de chaque membre.
• Nommer un groupe plus restreint du Conseil d’administration de la VOPE pour prendre les décisions quotidiennes du Conseil : un petit exécutif composé d’un président, un trésorier et d’un secrétaire peut devoir se réunir et communiquer plus fréquemment que les autres membres du Conseil.
• Instaurer un travail occasionnel de réflexion au cours duquel les membres du Conseil sont invités à réfléchir sur leur performance au sein du Conseil et celle de leurs paires, selon un ensemble d’indicateurs présélectionnés. Une VOPE peut aussi envisager d’instaurer un prix spécial de reconnaissance de la qualité et de l’importance de certaines contributions des membres du Conseil.

• Développer un processus par lequel les anciens membres du Conseil pourraient rester impliquer dans les activités de la VOPE (par exemple, en les impliquant dans les sous-comités spéciaux en tant que membres ou coordinateurs).

Il est habituel pour les membres du Conseil des VOPE d’avoir une limite de temps pendant lequel ils sont autorisés à siéger au Conseil. Ceci est généralement stipulé dans la Constitution, les statuts ou les documents fondateurs de la VOPE et assure qu’il y ait un flux contant d’énergie nouvelle au Conseil. Les effets de la perte de mémoire institutionnelle lorsque des membres quittent le Conseil devront toutefois être gérés avec soin. Il est recommandé de développer un plan pour s’assurer que tous les membres du Conseil (en particulier ceux qui occupent les postes clés, comme secrétaire, président(e) et trésorier(-ère)) ne partent pas tous en même temps. Certaines VOPE ont également développé un système avec lequel un président entrant et un président sortant appuient le travail du président actuel. 

Recruter du personnel à temps plein et à temps partiel

Le Conseil peut recruter des bénévoles et du personnel administrative ou du programme à temps plein ou partiel pour aider la VOPE à exécuter son mandat.  Le personnel peut être désigné comme consultants ou comme employés permanents : chaque type d’emploi aura certaines conséquences juridiques pour l’organisation.

Avoir en place un ensemble clair d’instructions et de politiques rendra le processus de recrutement plus aisé et plus efficace. Cela augmentera également vos chances de recruter les meilleures personnes. Selon le chapitre 10 de la boîte à outils communautaire (http://ctb.ku.edu/en//tablecontents/sub_section_main_1103.htm), les activités habituelles pour l’embauche et la formation du personnel sont les suivantes:

• Identifier les besoins de la VOPE à l’égard du personnel administratif et des bénévoles.
• Affiner la structure de l’organisation de la VOPE en incluant tous les employés qui ne font pas partie de l’organe directeur, mais qui seront employés par votre VOPE.
• Développer un plan pour le recrutement et la formation du personnel qui abordera des questions telles que:
• Quel type de personnes voulez-vous comme membres du personnel? 
• Que pouvez-vous offrir? 
• À quoi ressemblera le processus d’embauche? 
• Développer des politiques du personnel (heures de travail, congés, exigences administratives).
• Développer des programmes d’orientation du personnel.
• Préparer des descriptions de poste et des critères pour la sélection.
• Décider du niveau de rémunération qui serait offert.
• Faire la publicité de ou des offres d’emploi.
• Présélectionner les candidats appropriés.
• Organiser des entretiens pour la ou les offres.
• Développer un programme de formation pour chaque membre du personnel.

Si votre organisation veut utiliser des bénévoles, vous devez planifier et développer des instructions générales sur la façon dont les bénévoles seront impliqués, dont ils seront recrutés, orientés et formés. It peut également être utile d’avoir un code de conduite pour les bénévoles et un engagement écrit qui énonce les attentes réciproques en termes d’efforts à fournir, du traitement des informations confidentielles et des processus utilisés quand un bénévole n’est plus en mesure d’aider la VOPE.

Il est impératif de garder à l’esprit que bien sélectionner et former les bonnes personnes sont les actions les plus importantes que vous pouvez faire pour assurer l’efficacité de votre organisation.