2.2 Gérer l’efficacité de la communication par courrier électronique

 Description

Cette section partage quelques options de gestion efficace des communications électroniques entre la VOPE et ses membres. Certains des outils et exemples sont fournis dans les sources.

Configurer un listserv (gestionnaire de liste de diffusion) est une des conditions de création les plus faciles et rentables (entendez gratuite).  Les listes de diffusion sont populaires car les membres des VOPE ont accès et passent l’information par courriels, un moyen avec lequel la plupart des gens sont  à l’aise.  L’inconvénient d’un gestionnaire de liste de diffusion est que vous ne pouvez pas toujours chercher facilement les informations (cela revient à chercher parmi une tonne de courriels). Il existe des logiciels commerciaux de d’un gestionnaire de liste de diffusion, dont certaines versions gratuites peuvant accueillir  jusqu’à 500 destinataires. L-soft Listserv et Groupmail Free sont deux logiciels populaires payants de gestionnaire de liste de diffusion  avec des exemples disponibles de versions gratuites. Toutefois, leur fonction est reproduite aussi efficacement par des applications gratuites en ligne comme les groupes Yahoo et Google. Il est également possible de configurer une liste de diffusion dans Microsoft Outlook, mais cela présente le risque de tout perdre si l’ordinateur plante, tout votre listserv se trouvant généralement sur un ordinateur connecté au réseau local et non en ligne. Selon votre fournisseur de messagerie, il peut également exister des limitations, par exemple sur le nombre de destinataires par courriel.

Chaque gestionnaire de liste de diffusion nécessite un certain degré de gestion : approuver les demandes d’adhésion et de poste, retirer et bannir des membres, gérer les spam et les courriels légitimes coincés dans les filtres anti-spam, et nommer des modérateurs pour aider à la gestion de ce gestionnaire de liste de diffusion . La modération du contenu est la tâche de gestion la plus importante parmi celles-ci.  Bien que la plupart des plateformes hébergeant des gestionnaire de liste de diffusion gratuits ont leurs  propres contrats d’utilisateurs (par exemple Yahoo, Gmail etc.), il est impératif que vous dressiez aussi une liste de règles pour la liste d’adresses mail pour votre VOPE.  Il est également important de garder un contenu pertinent pour la portée de votre VOPE, puisque même les gestionnaires de liste de diffusion les mieux gérés peuvent de temps en temps être inondés de spams avec du contenu inapproprié.

Gardez à l’esprit que personne ne devrait recevoir vos courriels à moins de l’avoir explicitement demandé, et il doit y exister un processus très clair et convivial de désinscription / retrait.  Une fois que vos membres se sont inscrits à une de vos listes, vous devez obtenir leur accord explicite pour les ajouter à d’autres listes, même si ces listes concernent aussi le suivi et l’évaluation ou votre VOPE.

L’idéal est un gestionnaire de liste de diffusion avec la capacité de rechercher sur un forum en ligne : c’est une bonne idée d’incorporer une fonctionnalité de liste de diffusion (ainsi que toute autre présence sur les médias sociaux) dans les Termes de Référence (LIEN LOCAL) pour votre forum ou le développement de votre site web. Les avantages de cette approche sont nombreux :

• Votre module d’adhésion peut être directement lié à votre liste de diffusion : quand un membre met à jour son adresse courriel sur son profil, votre liste de diffusion est automatiquement mise à jour ;
• Le gestionnaire de liste de diffusion est plus facilement gérable depuis un poste de commande central au lieu d’avoir à ouvrir une session ailleurs ;
• Vous pouvez chercher des thèmes/sujets spécifiques plus aisément si les listes de diffusion sont capables de supporter des recherches plus compliquées ; et
• Comme expliqué dans la section du site internet de la boîte à outils VOPE (INSÉRER LIEN LOCAL), une liste de diffusion intégrée générera du contenu pour votre site internet, qui en retour améliorera automatiquement le classement de votre site dans les moteurs de recherche.