1.6 Établir une politique et un registre d’adhésion

  Description

Cette section vous aidera à définir certains aspects relatifs à l’établissement d’une politique d’adhésion et vous fournira des exemples de la façon dont les VOPE gèrent leurs membres.

Les membres de votre VOPE sont le cœur de votre organisation et, en tant que tel, votre VOPE doit s’efforcer de communiquer et d’engager des membres de façon permanente.   Dans ce but, un registre et une politique d’adhésion doivent être développés et entretenus.  Une fois la politique d’adhésion établie, le fonctionnement  d’un système d’administration des effectifs peut être planifié et mis en pratique.

La politique d’adhésion de votre VOPE informera les potentiels membres des avantages et des services dont ils peuvent bénéficier s’ils rejoignent votre organisation.  La Société d’Évaluation Australienne a lancé l’appel suivant sur la participation dans son organisation sur son site internet :   «Si ces services et avantages améliorent votre profil professionnel et soutiennent votre développement professionnel, rejoignez la Société d’Évaluation Australienne.» (Page internet de la Société d’Évaluation Australienne à www.aes.asn.au/join-the-aes/service-and-benefits)

Votre organisation devrait inclure certains des aspects suivants dans la politique d’adhésion :

• les avantages et services ;

• les types d’adhésion (et en incluant les conditions, avantages et droits d’inscription pour chaque type) ;

• les conditions pour devenir un membre (le cas échéant) ; et

• le processus d’adhésion.

De nombreuses VOPE ont créé des catégories de membres selon les différents types d’adhésion, leur permettant d’adapter les droits et avantages d’inscription aux diverses conditions des membres potentiels.  Par exemple, votre VOPE peut prendre des dispositions pour inciter les membres étudiants à s’inscrire avec un droit d’inscription plus bas que celui des membres classiques, ou pour inciter les organisations à payer un droit d’inscription annuel pour permettre à tous leurs employés de bénéficier de la VOPE.  Il est important de clarifier et de définir en détail les types d’adhésion les plus importants avant d’essayer d’administrer le système d’adhésion.  Voici une liste de quelques types d’adhésion que vous pourriez envisager d’appliquer :

• Classique

• Étudiant

•  Adhésion commune (les membres qui rejoignent une Association d’Évaluation peuvent rejoindre une autre organisation gratuitement ou à moindre coût (par exemple, l’AEA et la Société d’Évaluation Canadienne (CES) : «Pour ceux inscrits en premier à la CES. L’Adhésion Standard Commune de la CES (75$) inclue des cotisations à deux journaux papiers et quatre journaux électroniques. L’Adhésion Commune en ligne de la CES (65$) inclue seulement un accès électronique à quatre journaux.») (page internet de l’Association d’Évaluation Américaine à http://www.eval.org/p/cm/ld/fid=15).

• Organisation (organisations qui mènent des évaluations)

• Organisationnelle (organisations qui commandent des évaluations)

• Inscription d’un Invité Non-Membre (l’AEA fournit un accès aux invités sur leur site internet de la façon suivante : « Si vous voulez créer un profil et en savoir plus sur l’AEA, nous vous invitions à vous inscrire sur notre site internet en tant qu’invité non-membre pour avoir un accès limité au site. En tant qu’invité non-membre, vous pouvez vous inscrire à des événements comme non-membre, ainsi que faire évoluer votre profil au statut de membre à part entière quand vous le voulez. » (page internet de l’AEA à http://www.eval.org/p/cm/ld/fid=15)).

Vous pouvez insérer plus tard quelques conditions, à savoir un processus d’adhésion auquel les membres potentiels doivent se tenir pour être qualifiés de membres.  Il est également important de documenter ces exigences.  La Société d’Évaluation Australienne (AES) demande à ses membres potentiels de lire attentivement de Code d’Éthique de l’AES avant de remplir demande d’adhésion.

Un registre d’adhésion fournit les informations sur les membres de votre VOPE.  Des décisions doivent être prises sur la façon de rendre ces informations disponibles et vous devez avertir vos membres de votre politique sur l’accès aux informations d’adhésion.  Vous pouvez vouloir restreindre l’accès à votre registre d’adhésion aux autres membres inscrits ou alternativement, demander aux membres individuels de choisir s’ils veulent que leurs coordonnées soient publiées sur le site internet ou non.