1. Mettre en place une VOPE

La section 1 contient des informations pertinentes pour les VOPE dans leur processus de création et de formalisation. Elle aborde également d’importantes questions de gouvernance pertinentes pour les VOPE développées et naissantes.

Les sujets abordés dans cette section incluent:

Cette section vous aidera à définir certaines étapes préliminaires que vous devez compléter pour créer une VOPE. Vous trouverez de précieux conseils et exemples dans les sources répertoriées à la fin de cette section.

Cette section vous aidera à déterminer si vous devez formaliser la VOPE ou continuer à la diriger en tant que réseau informel.

Cette section vous rappellera quelques aspects importants à considérer quand vous développez une vision et une mission pour votre organisation. Quelques exemples sont inclus dans la liste des sources.

Quand un groupe d’évaluateurs décident de lancer une VOPE, il est naturel de penser à sa forme ainsi qu’à sa fonction. La forme d’une VOPE doit être déterminée une fois les buts de la VOPE fixés, en d’autres termes quand la fonction de la VOPE a été définie. Cela signifie que, avant qu’une VOPE ne s’inquiète trop de qui sera le président et qui seront autorisés à être membres, ses champions doivent identifier les opportunités et les domaines prioritaires pour avoir un véritable impact. Ce processus définit la vision, la mission et les objectifs clés.

Cette section fournit quelques idées sur la formalisation du fonctionnement de base de votre VOPE en une constitution, en documents fondateurs ou en un ensemble de statuts. Certains outils, conseils et exemples sont inclus parmi les sources.
Dans le cadre du processus de création, votre organisation peut avoir besoin de mettre par écrit quelques règles de base de fonctionnement. C’est une bonne idée, que vous choisissiez ou non de devenir une entité juridique à part entière en incorporant votre VOPE. Les principales règles de base de fonctionnement sont généralement incluses dans une constitution, des documents fondateurs ou des statuts. Si votre organisation a l’intention de s’enregistrer en tant qu’entité juridique, la constitution, les documents fondateurs ou les statuts deviennent en règle générale la base juridique de fonctionnement, il peut donc être nécessaire de vérifier que votre document fondateur est en accord avec la législation de votre contexte et/ou pays.

Cette section vous aidera à définir certaines étapes préliminaires que vous devez compléter pour enregistrer votre VOPE en tant qu’entité juridique.
Une fois que vous avez décidé de formaliser votre organisation, vous pourrez avoir besoin de l’enregistrer en tant qu’entité juridique. Selon le pays, l’État ou la province auprès duquel ou de laquelle vous choisissez d’enregistrer votre VOPE, il peut exister des différents types d’organisation que vous pouvez choisir ; chaque type d’organisation est généralement associé à des conditions légales, comptables et fiscales spécifiques. Quelles sont les structures à considérer qui permettent la plus grande flexibilité, en conférant aussi un statut juridique suffisant pour gérer un compte bancaire séparé, et rassurent les esprits des donateurs et des membres sur la gouvernance des ressources?

Cette section vous aidera à définir certains aspects relatifs à l’établissement d’une politique d’adhésion et vous fournira des exemples de la façon dont les VOPE gèrent leurs membres.
Les membres de votre VOPE sont le cœur de votre organisation et, en tant que tel, votre VOPE doit s’efforcer de communiquer et d’engager des membres de façon permanente. Dans ce but, un registre et une politique d’adhésion doivent être développés et entretenus. Une fois la politique d’adhésion établie, le fonctionnement d’un système d’administration des effectifs peut être planifié et mis en pratique.

Cette section fournit une description sur la nécessité pour une VOPE de tenir une assemblée générale annuelle, et fait le lien vers divers outils, trousses et exemples pour vous aider à préparer l’AGA de votre VOPE.

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