3.4 Publicaciones y boletines informativos

Descripción

Esta sección ofrece algunas sugerencias sobre las formas en que un VOPE puede comunicarse con los miembros, compartir conocimientos y aumentar la credibilidad de la VOPE utilizando publicaciones y un boletín informativo. Se describen con más detalle ejemplos concretos de boletines y revistas de VOPE.

Comience con una estrategia de comunicación

Un VOPE debe desarrollar una estrategia de comunicación que describa el uso que hace el VOPE de varios mecanismos para comunicarse con sus diversos públicos objetivo, incluidos los miembros potenciales de VOPE y los socios (potenciales) de la industria, la sociedad civil, agencias de desarrollo y organizaciones gubernamentales. Una estrategia de comunicación suele establecer el público objetivo de cada tipo de publicación, los tipos de mensajes que se comunicarán, la frecuencia de la comunicación y el formato en que se distribuirá la publicación. También puede establecer algunas pautas para el contenido que se permiten en el boletín, la política lingüística, así como los procedimientos y responsabilidades de aprobación y producción.

Algunas de las publicaciones ocasionales o regulares que un VOPE consideraría típicamente son:

• Boletines o boletines;
• Diario - auto-publicado (el VOPE puede proporcionar el acceso a la revista incluyendo esto como un beneficio del miembro);
• Actas de la Conferencia (Enlace a la sección 3.1);
• Informe Anual (Enlace a la sección 2.1); y
• Papeles de investigación personalizados.

Boletines o boletines

Como mínimo, un VOPE debería considerar el envío de un boletín o boletín periódico para asegurar que sus miembros estén informados sobre las actividades del VOPE. Un boletín informativo o un boletín generalmente contiene una breve declaración oficial o un resumen de la emisión de noticias relevantes para el VOPE. Los boletines informativos son una plataforma eficaz para comunicarse con los miembros y compartir información sobre eventos, oportunidades de trabajo, asuntos importantes y avances en la evaluación y en el VOPE, así como ser la voz para la práctica de evaluación. También pueden mostrar el trabajo de la VOPE a los miembros potenciales y servir a un propósito de marketing. Un boletín de noticias puede complementar la información típicamente proporcionada en el Web site de VOPE. Un VOPE podría considerar invitar a los miembros a contribuir a su boletín informativo.

Un boletín de noticias puede ser publicado en la forma de un blog de las noticias en el Website o de los servicios libres del blog tales como WordPress o Google Blogger. Alternativamente, podría distribuirse como un correo electrónico enviado a los miembros y otras partes interesadas; es prudente asegurarse de que el texto del boletín esté visible en el cuerpo del correo electrónico y no simplemente agregado como un archivo adjunto de correo electrónico, ya que es menos probable que las personas echen un vistazo al contenido de un archivo adjunto de correo electrónico. El boletín o boletín también se puede distribuir en papel a los miembros existentes y potenciales si se planea una reunión de evaluadores.

Es importante mantener el boletín corto, no más de un par de páginas.

Revistas de evaluación

Una publicación como una revista de evaluación típicamente promueve la investigación sobre la práctica de la evaluación y la teoría, es un excelente beneficio adicional de la membresía y puede ayudar al VOPE a construir capacidad de evaluación. Un VOPE podría poner a disposición de sus miembros una o más revistas de evaluación, ya sea publicando su propia revista de evaluación o asociándose con una revista ya establecida.

Establecimiento de un Diario

Establecer y publicar una revista profesional o académica es un trabajo que requiere mucho tiempo y especialidad y que normalmente requiere el nombramiento de personal especializado a tiempo parcial y de tiempo completo. Puede ser posible asociarse con una institución académica o de investigación o un socio de desarrollo para garantizar la longevidad de la publicación.

Los roles y habilidades asociados con la publicación de una revista se definen muy bien en un artículo de la Dra. Lorna Shapiro (Fuente: 2005, L. Shapiro, Establecer y publicar una revista en línea revisada por pares: Plan de Acción, los recursos y los costos. 2015 en http://pkp.sfu.ca/files/OJS_Project_Report_Shapiro.pdf).

Un resumen adaptado de estos roles y habilidades es:

• Editor Gerente (& backup): El Editor Gerente es responsable de la administración de todos los artículos a través del proceso de revisión a la publicación, asegurando el procesamiento oportuno de los artículos. Además, el Editor Gerente debe mantener registros financieros relevantes para la revista y debe ser experto en administración de procesos y comunicación, tener una buena comprensión del proceso de publicación y ser competente con aplicaciones de software.
• Editor (& backup): El Editor debe asegurar la calidad académica / profesional de la revista. Las responsabilidades del editor incluyen liderar el consejo editorial, solicitar artículos y revisores, establecer contratos para las funciones profesionales de edición de copias, prueba y diseño. El editor ideal tendrá fuertes calificaciones académicas, habilidades administrativas y de gestión financiera, un amplio conjunto de contactos profesionales y académicos, y será competente con aplicaciones de software.
• Consejo Editorial: El Consejo Editorial debe proporcionar la dirección académica de la revista en consulta con el Editor. Las personas de esta Junta deben comprometerse a revisar un número específico de artículos por año. El consejo debe tener una experiencia académica y profesional fuerte y diversa.
• Editor de Copias: Este miembro del equipo es responsable de la gramática y los estándares académicos apropiados para la estructura y formato del artículo. Se recomienda que este sea un editor de copias profesional, familiarizado con los estándares de formato académico.
• Proofer: El Proofer es responsable de asegurar que no hay errores tipográficos en el artículo.
• Especialista en diseño: El especialista en diseño es responsable de configurar el artículo en formato HTML y PDF, exponiendo las páginas de manera profesional. Esta es una especialidad profesional.

Aparte de los recursos humanos necesarios para dirigir una revista, un VOPE también puede considerar:

• crear o adaptar una plantilla existente para las presentaciones de artículos;
• utilizando un servicio de publicación de revistas en línea, que ofrece herramientas para crear un sitio web personalizado;
• derechos de autor de los artículos; y
• el desarrollo de la capacidad de los evaluadores para garantizar la calidad de las presentaciones. 

Poner un Diario Existente a disposición de los miembros

En lugar de establecer una nueva revista, un VOPE puede asociarse con una revista ya existente y ponerla a disposición de los miembros como parte de los beneficios de la membresía. Esto normalmente significa que las cuotas de afiliación se ajustan para cubrir el costo de la suscripción en línea o impresa a una revista. La American Evaluation Association, por ejemplo, ofrece a los miembros una suscripción electrónica y en papel a las dos revistas de la AEA, The American Journal of Evaluation (AJE) y New Directions for Evaluation (NDE). Los miembros también reciben acceso electrónico tanto al contenido actual como al contenido de respaldo de la Evaluación de Revisión y Evaluación y de las Profesiones de la Salud desde sus escritorios". (Fuente: AEA, Beneficios de la membresía de AEA, http://www.eval.org/p/cm/ld/fid=9)