3.1 Organización de conferencias, talleres y otros eventos

Descripción

Esta sección proporciona un resumen de algunas de las actividades que debería realizar cuando organice una conferencia, taller o una serie de seminarios. Se incluyen una gama de herramientas y ejemplos en la sección de recursos.

Es bastante común que las VOPE tengan un enfoque hacia el fomento de las capacidades y la promoción en su misión, lo que requeriría que, de vez en cuando, organicen eventos para la evaluación como conferencias, talleres y seminarios. La llegada de los seminarios web en internet han hecho posible la organización de algunos de los eventos de fomento de capacidad en un espacio en internet, pero una buena reunión como las de antes, cara a cara, a menudo es de gran valor para el fomento de la credibilidad de su VOPE. A menudo, las conferencias, talleres y seminarios también son una forma útil para que una asociación obtenga sus recursos financieros. Con frecuencia, a los profesionales de la evaluación no les importa pagar por oportunidades de desarrollo profesional de gran calidad.

Cuando esté planificando su evento, tenga en cuenta por qué está organizándolo, a quién va dirigido, en qué se centrará la atención, y cuándo se celebrará. También son detalles muy importantes la sala de su conferencia y cómo se va a financiar. Estos temas se han tratado de forma amplia en el «Starter Kit for holding and Evaluation Conference» realizado por Hickson y Loesch-Griffin para socios y amigos de la Asociación Americana de Evaluación (vea los recursos). Aunque esta información tiene un enfoque claro hacia los American Local Affiliates del contexto de la AEA, muchas de las secciones del documento son muy útiles para las VOPE en otras zonas del mundo.

Otros detalles a tener en cuenta son:

• Tenga en cuenta un sistema en internet para el procesamiento de pagos y para la gestión de los registros de la conferencia. Puede desarrollar su propio sistema o puede elegir uno de los productos existentes disponibles para ayudarle con todos, desde la solicitud de ponencias a la emisión de facturas y la recolección de información de registro. En la sección de consejos más abajo encontrará un resumen de Idealware sobre algunas de las opciones de registro de evento más destacadas.
• Una vez haya organizado su primera conferencia, sería necesario pensar en escribir una normativa de conferencia de evaluación oficial, y reunir un manual con herramientas propia. Se proporciona un ejemplo de la CES en la sección de recursos
• Si cree que pueden asistir a su evento delegados internacionales, prepárese para emitir cartas de invitación para la obtención de visados, y proporcionar información de alojamiento y viaje apropiada.
• Con el objetivo de asegurar que una amplia gama de delegados asistirían a su conferencia, considere implementar un programa de ayudas. Algunas ideas para esto están incluidas en la sección con la lista de ejemplos.
• Analice poner a disposición las presentaciones, artículos o resúmenes presentados en la conferencia en el sitio web después de la conferencia y, si es posible, a poner a disposición de todos los participantes en la conferencia el contenido de la misma en una llave USB. Se podría publicar una selección de presentaciones de la conferencia como actas de la conferencia, o se podría ampliar en una edición especial de la revista.
• Tenga en cuenta la inclusión de su conferencia de evaluación en uno de los directorios mayores de eventos de evaluación como http://betterevaluation.org/events o http://www.evaluation.lars-balzer.name/calendar .