Descripción
Por último, en relación a la gestión financiera de una VOPE, recuerde estos trucos para dirigir los asuntos financieros de su VOPE de forma eficiente y transparente:
Sea realista al hacer un presupuesto y su previsión.
- Preste atención a mantener un registro de la organización, desarrollar un sistema de registro eficiente y fácil de usar. Esto intensificará su control interno y será de vital importancia para la gestión financiera. Si puede acceder rápidamente a la información correcta, le permitirá recordar decisiones tomadas en el ámbito financiero y sobre otros asuntos, y cumplirá los requisitos legales de forma eficaz.
- Desarrolle, documente e implemente un proceso para controlar el rendimiento en comparación con el presupuesto de forma mensual. Esto le ayudará a asegurarse de que sus operaciones están yendo según se planificaron, y le brindará la oportunidad de realizar cambios tempranos y menos costosos.
- Si se embarca en proyectos especiales y necesita producir informes financieros especiales para donantes, asegúrese de que hay un periodo acordado para la entrega de ese informe, y planifique todas las tareas de contabilidad y pagos para cumplir este plazo.
- Utilice una previsión del flujo de caja para asegurarse de que hay suficiente dinero en el banco para cubrir los gastos durante el año. Si se embarca en proyectos especiales, asegúrese de que los donantes se comprometen a pagar el dinero a tiempo para grandes desembolsos, o prepare préstamos puente. En el caso de organizar una conferencia, puede que se requiera pagar una fianza para la sala de conferencias u otros depósitos mucho antes de que la VOPE haya recibido las cuotas de registro a la conferencia, y mientras la VOPE todavía está negociando con donantes potenciales para financiar la conferencia.
- Considere la externalización a expertos en materia de los asuntos financieros. Considere diferentes opciones, por ejemplo, algunas organizaciones solo externalizan la contabilidad mientras mantienen un nivel más alto de la función de análisis de la gestión financiera, la creación de informes y la preparación de presupuesto con trabajadores internos. Quizá sea costo-eficaz la utilización de fuentes externas para la instalación de sistemas de gestión financiera (por ejemplo, para el recibo de pagos). Una vez estos sistemas están en marcha sin problemas, usted podrá crear la capacidad en su VOPE para llevar a cabo las operaciones diarias.
- Recuerde siempre que el control financiero más básico es la participación de, al menos, dos personas en todas las transacciones o actividades.
- Todos los controles financieros deberían documentarse por escrito y distribuirse en toda la organización.
- Sea formal. Gestione sus asuntos financieros con cuidado, dedíquele un tiempo a ocuparse de ellas periódicamente, mantenga registros y use la información financiera para planificar el crecimiento futuro.
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