2.8.6 Recepción de pagos

Descripción

En esta sección se proporciona un resumen de las distintas formas en las que las VOPE aceptan normalmente pagos por servicios y afiliaciones.

La VOPE debería proporcionar opciones seguras y fáciles de usar a sus socios para pagar las cuotas de afiliación, y para eventos y servicios especiales como conferencias. Los pagos se podrían recibir en efectivo, por depósito bancario, por transferencia electrónica de fondos, por tarjeta de débito o crédito, o por sitios de pago electrónico como PayPal. Todas estas opciones requieren procedimientos administrativos específicos, a la vez que conllevan distintos costes y distintos riesgos. Sería necesario establecer sistemas de pago y facturación que también acepten pagos múltiples de una misma organización, por ejemplo, puede que una agencia del gobierno quiera registrar a 50 funcionarios como socios. También hay que prestar especial atención a cómo se van a recibir los pagos del gobierno, agencias donantes u otros, lo cual requiere que la VOPE se registre primero en una base de datos de cliente, y solo haga el pago después de que se haya prestado el servicio o entregado una prueba documental específica (por ejemplo, las órdenes del gobierno suelen pagarse después de que la conferencia se haya celebrado y se haya presentado una factura para el pago). Puede que existan barreras específicas si se transfiere dinero más allá de las fronteras nacionales. Algunas VOPE recurren a recaudar pagos en efectivo para periodos de hasta 3 años en cualquier momento en el que suceda que se reúnan sus socios.

Es importante que una VOPE examine con atención las distintas opciones para la recepción de pagos antes de hacer una elección que sea aplicable en su contexto específico. 

• Pagos en efectivo: Requiere que se expidan recibos. Requiere que alguien asuma la responsabilidad de recibir e ingresar el dinero en efectivo. Conlleva el riesgo de robo antes de que se ingrese el dinero en el banco.
• Depósito bancario: Requiere instrucciones específicas en relación a referencias de pago que se deben usar. Puede ser una tarea tediosa para los socios hacerlo de esta forma. Puede que se produzcan retrasos. Conlleva el riesgo de que no se pueda asignar el pago de forma adecuada a las cuentas específicas de los socios. Puede que haya grandes comisiones bancarias con esta opción.

• Transferencias electrónicas de fondos: Quizá requiera que los socios envíen un comprobante de pago a algún socio del equipo de la VOPE, o el uso de números de referencia específicos. Conlleva el riesgo de que no se pueda distribuir la financiación de forma adecuada a cuentas específicas de socios. Las transferencias de fondos internacionales pueden llegar con retraso o pueden tener muchas comisiones bancarias.
• Pagos con tarjeta de débito o crédito: Se necesitaría que la organización invirtiera en instalar un aparato para realizar el cobro, y aceptar perder un porcentaje de cada transacción para cubrir las comisiones bancarias. Quizá requiera formación especial del personal. Quizá requiera acceso a una línea de datos para que el punto de venta funcione.
• Pagos con tarjeta de crédito en internet: Se necesitaría que la organización invirtiera en la puesta en marcha de un canal de pago en internet con sus correspondientes medidas de seguridad desplegadas. Pueden existir comisiones administrativas o bancarias elevadas para esta opción, y un porcentaje de los socios quizá no pueda utilizar este modo de pago, dependiendo de la legislación del país específico. La página de internet Wild Apricot proporciona una idea de cómo establecer un sistema de procesamiento de pagos en internet.
• Sitios para pagos electrónicos: Se necesitaría que la organización invirtiera en la puesta en marcha de una cuenta con un sitio específico para pagos. Puede que existan altas comisiones bancarias o administrativas con esta opción.