2.8.4 Gestión de la contabilidad y la auditoría de la VOPE

Descripción

En esta sección se sugiere una forma de que las VOPE gestionen su supervisión financiera sobre la contabilidad y auditoría de las mismas.

Muchas VOPE eligen gestionar algunas de las tareas de gestión financiera de forma interna, pero externalizan los servicios de contabilidad y auditoría a especialistas. La gestión de los proveedores de servicios de auditoría y servicios contables será más eficaz si su VOPE tiene claras expectativas definidas y las ha comunicado antes de tratar con los proveedores de servicios específicos. Esto se puede lograr documentando los cargos, responsabilidades y estructura de los comités de Auditoría y Financieros. Incluya esto en la normativa y procedimientos financieros de la VOPE.

La Gestión Financiera es una función especializada, y la externalización a expertos puede facilitar la carga administrativa de la VOPE, garantizando que ella cumpla con la normativa financiera y tributaria. Use el conocimiento experto de los especialistas para establecer su sistema financiero.

Cuadro de texto 1: Comités de Auditoría (Fuente: www.councilofnonprofits.org/nonprofit-audit-guide/board-role-audit-commi...)

 ¿Qué es un comité de auditoría?

Un comité de auditoría puede ser o un grupo de trabajo o un comité independiente al que la Junta de directores ha otorgado autoridad para proporcionar una auditoría responsable independiente. Mientras la Junta sigue conservando la autoridad de supervisión, el menor tamaño del comité de auditoría permite llevar a cabo sus responsabilidades en un entorno más gestionable. El comité no está involucrado en las funciones de contabilidad diarias de la organización, sino que supervisa el proceso de auditoría independiente, lo que a menudo implica la contratación y evaluación de auditores independientes. Si procede, el comité de auditoría podría también ser el organismo responsable de asegurarse de que las revisiones y recomendaciones hechas en la auditoría (como las relacionadas con el control interno de la organización) se implementan realmente. El comité de auditoría podría también trabajar como “defensor del pueblo” o «ombudsperson» para la organización. En ese caso, se le asignaría específicamente la responsabilidad de tratar las quejas relacionadas con la mala gestión financiera. Se podría identificar en la normativa de protección del denunciante de irregularidades de la organización, que el comité cuenta con la autoridad delegada de la Junta para revisar las quejas relacionadas con la mala gestión financiera.

Para garantizar que el proceso de auditoría sea objetivo, el comité de auditoría debería ser un organismo «independiente». Por este motivo, ninguna persona del comité de auditoría puede estar también trabajando para la organización sin ánimo de lucro (ni la empresa de auditoría). Esta independencia le permite al comité de auditoría la libertad para hacer juicios imparciales sobre los procedimientos financieros internos y el rendimiento del personal de la organización, además de sobre el rendimiento de los auditores, sin la presión indebida que existiría si los miembros del comité de auditoría fueran empleados de la organización (o la empresa de auditoría).

¿Todas las organizaciones sin ánimo de lucro deberían tener un comité de auditoría?

Para crear una estructura de gobernanza fiable, se necesita que la Junta supervise la función de auditoría, pero no es obligatorio un comité de auditoría. Es apropiado utilizar otro comité, como el comité ejecutivo, para proporcionar supervisión sobre el proceso de auditoría independiente. Algunas Juntas asignan la tarea de supervisión de la auditoría a toda la Junta, aunque las Juntas más grandes se pueden encontrar con que la gestión del proceso de auditoría llevado a cabo por más de tres personas, es simplemente inmanejable; y que es más práctico autorizar a un grupo más pequeño para que se centre en el proceso de auditoría. Una alternativa a la utilización de un comité independiente, como un comité de auditoría, sería convocar un «grupo de trabajo auditor», que eligiera reunirse solo si es necesario, y que también se disolviera y recompusiera anualmente, tal como se necesite. Al igual que con un comité de auditoría, ningún miembro del grupo de trabajo auditor debería ser empleado de la organización sin ánimo de lucro.

Independientemente de si se usa un comité de auditoría, todas las organizaciones sin ánimo de lucro benéficas deberían revisar sus prácticas para garantizar que existe independencia en la supervisión de los auditores. El objetivo principal del proceso de auditoría es demostrar la integridad financiera, por lo que garantizar la independencia del auditor y evitar conflictos de intereses debería ser uno de los primeros requisitos al estructurar un comité de supervisión.