2.8.3 Desarrollo de un presupuesto para la VOPE

Descripción

Esta sección funciona como recordatorio de que una VOPE probablemente necesite un presupuesto anual de funcionamiento, además de presupuestos específicos para proyectos especiales.

Un presupuesto es simplemente una estimación de los ingresos y gastos durante un periodo de tiempo fijado. El documento financiero se utiliza para prever ingresos y gastos en el futuro, y para proporcionar una estimación de si una VOPE puede continuar funcionando con los ingresos y gastos esperados.

Una VOPE debería preparar un presupuesto anual para mantener el control de sus  asuntos financieros. Este presupuesto permite la planificación y la comunicación de cómo tiene planificada la VOPE utilizar el dinero recibido por socios y donantes. El presupuesto incluye los ingresos y gastos proyectados para periodos en el futuro. A lo largo del año  se supervisan los ingresos y gastos reales en comparación con las cifras del presupuesto.

Puede realizar su presupuesto utilizando papel y bolígrafo, programas de hojas de cálculo (por ejemplo, Excel) o una aplicación financiera. Si no tiene un software financiero, utilice cualquiera de las plantillas presupuestarias disponibles, por ejemplo, las plantillas de Microsoft Office (incluida como recurso) y las de Google Docs.

En su forma más simple, el proceso para la preparación de un presupuesto anual o mensual de su organización incluiría lo siguiente:

• listado de las fuentes de ingreso: por ejemplo, pagos de socios, pagos por seminarios, intereses;
• listado de todos los gastos fijos necesarios: por ejemplo, servicios públicos, teléfono, datos, salarios (si correspondiera); y
• listado de otros posibles gastos.

Revise su presupuesto con regularidad (la mayoría de las organizaciones revisarán su presupuesto una vez al mes, y lo debatirían de forma trimestral a nivel de Junta). Revise el presupuesto con regularidad para adaptarse a cualquier imprevisto y cambio de circunstancias.

Si una VOPE organiza un evento especial (por ejemplo, una conferencia bianual) o empieza un proyecto especial (por ejemplo, el establecimiento de una nueva revista), quizá sea necesario desarrollar un presupuesto detallado para ese proyecto específico que se podría compartir con donantes potenciales, y se podría utilizar para recaudar fondos para dicho evento.