2.8.2 Establecimiento de procedimientos y normativas financieras

Descripción

En esta sección se comparten algunas ideas sobre las herramientas y un ejemplo para usarlo al definir los procedimientos y normativas financieras de las VOPE.

«Todos los sistemas de gestión financiera se apoyan en una serie de normativas y procedimientos financieros que guían las operaciones y sientan las bases de la forma en la que su organización usa y gestiona su dinero. Un manual de procedimientos financieros proporciona todos estos en un documento. Ayuda al establecimiento de controles financieros en la organización, lo que garantiza la precisión, puntualidad e integridad de datos financieros. El manual lo utiliza normalmente el personal de asuntos financieros, pero también puede servir de referencia para miembros de la Junta, gestores y otros trabajadores.» (Fuente: Financial Management Manual Guidelines. 2011. Management STRATAGEMS Group. Acceso el 20/05/2014 a las 21:31 en http://www.orgwise.ca/sites/osi.ocasi.org.stage/files/resources).

Una normativa financiera buena debe ser fácil de entender, flexible, debe estar desarrollada por los trabajadores involucrados y por otros contribuyentes, además, debe ser fácil de implementar y administrar. Para una VOPE es obligatorio practicar una gestión financiera sólida de la forma más eficiente posible ya que la VOPE normalmente no cuenta con el personal para mantener y trabajar con sistemas financieros complicados.

Orgwise http://www.orgwise.ca/sites/osi.ocasi.org.stage/files/resources/Financial%20Man... recomienda que se traten las siguientes cuestiones en su normativa, y que estas cuestiones se documenten en su manual de gestión financiera:

• Responsabilidades financieras de los Miembros de la Junta;
• Control del gasto: quién puede gastar qué, y con la autorización de quién;
• Control de ingresos;
• Control de contabilidad financiera: por ejemplo, quién registra los cheques recibidos y quién los ingresa en el banco;
• Ejercer control presupuestario: quién puede gastar cuánto, en qué, y qué gasto necesitaría permisos especiales;
• Control de recursos humanos: quién puede contratar y para qué cargos, qué permisos se requieren y quién autoriza las tarifas/niveles salariales;
• Control de activos físicos: por ejemplo, quién puede autorizar las ventas, compras o alquiler de inmuebles o equipo;

Otros temas adicionales que se necesitarían tratar en la normativa financiera incluirían una normativa de donaciones, una normativa de reembolso para los gastos de la Junta y de empleados, los cargos y responsabilidades del Comité de Auditoría y Financiero, además de normativas y procedimientos sobre la preparación, publicación y distribución de informes tributarios y financieros (por ejemplo, informes financieros). Debido a que los miembros de la Junta de una VOPE no son normalmente empleados permanentes y rotan a menudo, debería también asegurarse de que todos los nuevos miembros de la Junta están informados de las normativas y procedimientos, y de que hay implicación con los antiguos miembros de la Junta para asegurarse de que el conocimiento es transmitido entre los miembros de la Junta.