2.6 Administración de la Afiliación de Forma Eficiente

Descripción

Para una VOPE es extremadamente importante asegurarse de tener socios involucrados de forma activa y que estén bien informados. El primer detalle que hay que tratar es la declaración de normativa de afiliación (Ver 1.6 – Normativa de Afiliación). Cuando esta normativa es clara, se puede planificar e implementar el funcionamiento real del sistema de administración de afiliación. Esta sección proporcionará una visión de las características administrativas del sistema de gestión de socios de la VOPE, y propone que se revisen algunos softwares y ejemplos.

Muchas VOPE existentes crean categorías para más de un tipo de socio, distinguen diferentes cuotas de afiliación (si procede), y ofrecen beneficios según el tipo de afiliación. Cuando se deciden y documentan los tipos de socios, sus cuotas y sus beneficios en una declaración de normativa de afiliación (enlace aquí a la sección de normativa de socios), las otras cuestiones en la gestión de la afiliación que requieran atención pueden ser las siguientes:

• planificación y puesta en marcha de un sistema de registro/aplicación de socios e implementarlo; y
• desarrollo de procedimientos de funcionamiento de afiliación diarios (normativas de funcionamiento básicas) para el mantenimiento y actualización de datos de afiliación.

El resto de esta sección se centrará en el sistema de gestión de la afiliación. Las redes de VOPE no oficiales puede que solo necesiten que sus socios se añadan a una lista de distribución, y la única administración que se requeriría sería la comprobación ocasional de que se eliminen todas las direcciones de correo electrónico que devuelven los correos. Proveedores de servicios como Yahoo, Google y Facebook, entre otros, proporcionan listserv automatizadas u opciones de gestión de grupo en los que las personas se pueden unir o abandonar cuando lo desean, sin mucha intervención de un administrador.

Cada vez más VOPE oficializadas les piden a sus socios que proporcionen información básica sobre ellos y que paguen la cuota de afiliación para afiliarse. Es posible llevar un sistema de administración de afiliación con poco más que formularios en papel, una hoja de cálculo de Excel y un libro de cuentas de cuotas de afiliación, pero el inconveniente de este sistema es que requiere muchas horas de trabajo meticuloso y trae consigo el riesgo de despistes. Una alternativa mejor sería implementar un sistema automatizado que funcione con una base de datos en internet que pueda hacer muchas más tareas rutinarias automáticamente como emitir facturas, enviar recordatorios, etc. Aún así, necesitará que una persona gestione el sistema, pero el esfuerzo requerido será mucho menor. De esta forma, es probable que los futuros socios no se pierdan al no poder encontrar a la persona exacta en el momento adecuado. Cuando un socio complete un formulario de inscripción, será necesario consolidar la información en un repositorio central con el objetivo de asegurarse de que esté a mano si surgen preguntas sobre la afiliación. De nuevo, los sistemas en internet hacen que la tarea de recopilación de datos sea muy fácil.

Otro beneficio de tener la inscripción y el sistema de administración en internet es que la información que normalmente necesitan los socios (por ejemplo, cómo afiliarse, el coste de afiliación, los beneficios) se puede compartir al mismo tiempo. Si su VOPE tiene un sitio web, considere añadir un módulo que contenga un formulario de registro en internet. Recuerde permitir distintos tipos de afiliación en el formulario de inscripción y proporcionar instrucciones y detalles sobre el pago de las cuotas. Si crea el formulario con algo de lógica, le pedirá a los socios que corrijan los campos en los que falta información o con información incorrecta antes de enviarlo.

En cuestión de bases de datos de administración de afiliación, hay tres opciones disponibles para las VOPE:

• Use formularios en papel o por correo electrónico para recopilar información, y haga que alguien los incluya en una hoja de cálculo (por ejemplo, Microsoft Excel) o base de datos (por ejemplo, Microsoft Access) separada. A menudo se utiliza este método como punto de partida pero la continua gestión de la información de los socios se puede convertir en algo muy engorroso.
• Sistemas de software y bases de datos de gestión de afiliación de uso general. Esto puede ser algo tan simple como el servicio gratuito de Google Forms, o puede ser un servicio de administración de afiliación más adaptado que es adecuado para cualquier organización con afiliación (hay ejemplos disponibles con distintos costos listados en la sección de herramientas).
• Un sistema de afiliación adaptado para su VOPE específica integrado con su propio sitio web y, posiblemente, un sistema de pago (se facilita un ejemplo de sistema de este tipo).

Tenga en cuenta que, si elige un servicio gratuito o de bajo coste, seguramente tendrá que dedicarle más tiempo a la gestión del sistema de afiliación, por lo que el coste total de la puesta en marcha del sistema puede que no sea aparente desde el principio. En algunos casos, tiene sentido pagar por un sistema más caro, e invertir el tiempo en sus propios objetivos, porque a largo plazo, le ahorrará tiempo y dinero asociado a la administración del sistema, a la vez que le garantiza que no va a perder socios potenciales. Especialmente en el caso de que su organización vaya a depender del trabajo de voluntarios, necesitará un sistema de gestión de afiliación que esté lo más automatizado posible.

Un sistema de afiliación completo le permitiría lo siguiente:

• añadir nuevos socios (algunos datos para almacenar como información personal, tipo de afiliación, cuota, fecha de afiliación) o varios socios de la misma organización;
• almacenar información sobre las cuotas de afiliación recibidas y las fechas de las transacciones;
• actualizar detalles de un socio actual (por ejemplo, cambiar la dirección de correo electrónico);
• notificar a socios del estado de afiliación activo/no activo/vencimiento;
• desactivar socios cuando vence la afiliación o cuando el socio lo solicita;
• proporcionar recibos y facturas automatizadas; y
• proporcionar informes de afiliación —para revisar por la persona a cargo de la afiliación.

Independientemente del sistema que elija, tenga en cuenta que seguirá necesitando un proceso para la gestión de la información. Se deberían desarrollar procedimientos de funcionamiento básico para el mantenimiento de la base de datos de la afiliación. En estos procedimientos se deberían estipular claramente las tareas, procesos, funciones y responsabilidades. Si el sistema lo gestiona el personal a medio tiempo o voluntario, es obligatorio que se documenten claramente los pasos para la gestión del sistema ya que es muy probable que haya rotación de personal.