2.5 Gestión de Recursos Humanos

Descripción

Esta sección le ayudará a pensar en algunos de los problemas de gestión de recursos humanos con los que tendrá que lidiar la VOPE generalmente, tanto si la VOPE depende exclusivamente de voluntarios, o de una combinación de personal pagado y voluntarios. Hay referencias a recursos sobre la forma de reclutar líderes para la VOPE y de documentar las descripciones de las funciones.

Eficacia de la Junta

Normalmente, una VOPE está gobernada por una Junta o un Cuerpo Gubernamental voluntario como se fije en la constitución de la VOPE. Esta Junta puede tener múltiples funciones (de acuerdo con el manual con herramientas comunitario (http://ctb.ku.edu/en/table-of-contents/structure/organizational-structure/board-of-directors/main):

• Hacer el trabajo de la VOPE: La Junta ayuda con el funcionamiento de la organización realizando tareas.
• Proporcionar credibilidad: Muestras a los socios de que la organización es legítima.
• Proveer experiencia importante: Por ejemplo, cuando se trata de un contable o un abogado por sus conocimientos especiales.
• Ayudar a la recaudación de fondos: Las redes de miembros de la Junta ayudan a la VOPE a asegurar recursos financieros u otro tipo de recursos del mismo tipo.
• Proteger la misión y filosofía de la VOPE: Ofreciendo supervisión y guía en las actividades.

Garantizar que la Junta trabaje de forma eficaz en todas estas labores es un desafío habitual al que se enfrentan las VOPE. Los voluntarios empiezan normalmente con buenas intenciones, pero si no son claros con sus expectativas, o si no tienen las habilidades o el tiempo necesario para comprometerse, o si nunca reciben una oportunidad para reflejar sus contribuciones, es posible que la buena voluntad de la Junta de voluntarios no alcance efectos que se puedan medir. Una de las tareas más importantes de la Junta actual será abogar para que sean nombrados los miembros apropiados para conformar la Junta en el futuro. Los miembros «apropiados» de la Junta añadirán, por lo general, una diversidad de habilidades y experiencias a la Junta (por ejemplo, habilidades para la recaudación de fondos, el establecimiento de una red de contactos, la administración web o la gestión financiera), a la vez que garantizan que se cumplan criterios importantes de representatividad (por ejemplo, de género, especialización en el sector). Sin embargo, lo más importante es que las circunstancias en la vida y laborales de los miembros de la Junta les permita invertir tiempo adicional y esfuerzo a las actividades de la Junta. No es raro que los miembros voluntarios de la Junta le dediquen hasta 2 horas a la semana solo a mantener la comunicación por correo electrónico con los otros miembros de la Junta. Si una Junta está integrada por miembros que no pertenecen a la junta en subcomités, estos subcomités proporcionarían la oportunidad adecuada para identificar posibles miembros de la Junta en el futuro con una trayectoria de trabajo positivo.

Una vez se elige una Junta, sería útil lo siguiente:

• Desarrollar un código de conducta de la Junta que estipule unos niveles mínimos de participación en las reuniones y actividades de la misma (por ejemplo, si un miembro de la Junta no asiste a tres reuniones consecutivas de la Junta, se le pediría que renunciara a su puesto). Esto ayudará a los miembros de la Junta a ser conscientes del momento en el que ya no pueden cubrir las necesidades de la VOPE, y ayudará a la VOPE a hacer que los miembros de la Junta respondan de sus responsabilidades.
• Desarrollar una descripción de responsabilidades y labores genéricas para todos los miembros de la Junta, y que se puedan aplicar a todos ellos.
• Designar un grupo más pequeño de la junta de la VOPE para tomar algunas de las decisiones cotidianas en nombre de la Junta —quizá se necesite un pequeño grupo ejecutivo que se componga de un presidente, un tesorero y un secretario para reunirse y comunicarse de forma más frecuente con los miembros de la Junta.
• Instaurar un proceso de reflexión periódico en el que se le pida a los miembros de la Junta que reflexionen sobre el rendimiento de ellos mismos y de sus compañeros en la Juntas mediante una serie de indicadores preseleccionados. Una VOPE podría considerar el establecimiento de un premio especial para reconocer la calidad e importancia de las contribuciones de miembros de la Junta específicos.
• Desarrollar un proceso a través del cual los miembros anteriores de la Junta pudieran seguir estando involucrados en las actividades de la VOPE (por ejemplo, incluyéndolos como miembros o coordinadores de subcomités especiales).

Es habitual que los miembros de la Junta de las VOPE tengan un límite en el periodo de tiempo que les está permitido colaborar en la Junta. Esto se estipula normalmente en la constitución, reglamentos o documentos de fundación de la VOPE y garantiza que exista un flujo constante de nuevas energías en la Junta. Sin embargo, las consecuencias de la pérdida de memoria institucional cuando se marchan los miembros de la Junta de la misma tendrían que tratarse detenidamente. Es recomendable que se desarrolle un plan para garantizar que todos los miembros de la Junta (especialmente los que ocupan un cargo clave para la junta, como secretario, presidente y tesorero) no dejen su cargo en la Junta a la vez. Algunas VOPE también tienen un sistema en el que el próximo presidente y el que deja el cargo apoyan el trabajo del presidente actual.

Contratar personal con jornada completa y jornada medio tiempo

La Junta podrá contratar voluntarios o personal administrativo o del programa a media jornada o a tiempo completo para ayudar a la VOPE a cumplir con su mandato. El personal puede ser miembro consultor o trabajador permanente. Cada tipo de empleo tendrá repercusiones jurídicas particulares para la organización.

El proceso de contratación será más fácil y eficaz si se cuenta con una serie de directrices y normativas claras. Así también se aumentarán las posibilidades de contratar a la mejor persona. Según el Capítulo 10 del Manual con Herramientas de la Comunidad (http://ctb.ku.edu/en//tablecontents/sub_section_main_1103.htm), las actividades habituales para la contratación y formación del personal son las siguientes:

• Identificar las necesidades de la VOPE en lo que se refiere a personal administrativo y voluntarios.
• Perfeccionar la estructura de la organización para la VOPE mediante la inclusión de todos los empleados que no forman parte del organismo gobernante pero que trabajarán en la VOPE.
• Desarrollar un plan para la contratación y formación de personal que trate cuestiones como las siguientes:
• ¿Qué tipo de personas quiere que sean parte del personal? 
• ¿Qué se puede permitir? 
• ¿Cómo será el proceso de contratación? 
•  Desarrollar Normativas de Personal (horario laboral, vacaciones, requisitos administrativos).
• Desarrollar Programas de Orientación del Personal.
• Preparar descripciones de los puestos y criterios de selección.
• Decidir el nivel de remuneración que se ofrece.
• Publicar el puesto.
• Preseleccionar a los candidatos adecuados.
• Realizar entrevistas para el puesto.
• Desarrollar un programa de formación para todos los miembros del personal.

Si su organización desea trabajar con voluntarios, necesitará planificar y desarrollar directrices de cómo se van a involucrar los voluntarios, cómo se van a reclutar, orientar y formar. También sería útil tener un código de conducta para voluntarios y un compromiso escrito que muestre la estructura de las expectativas mutuas en relación al esfuerzo que se requiere, el tratamiento de información confidencial y procesos en el momento en el que los voluntarios ya no pueden ayudar más.

Es indispensable tener presente que lo mejor que puede hacer para asegurarse de que su organización sea eficaz, es seleccionar a las personas correctas y formarlos bien.