2.2Administración de comunicaciones por correo electrónico de forma eficiente

Descripción

En esta sección se comparten algunas opciones para la gestión de las comunicaciones por correo electrónico entre la VOPE y sus socios de una forma eficaz. Se incluyen como recursos algunas herramientas y ejemplos.

Crear una listserv (lista de correo electrónico) es uno de los primeros requisitos de una VOPE que son más fáciles y más costo-eficaces (lea gratis). Las listas de correo electrónico son famosas porque los socios de la VOPE acceden y transmiten información a través de su correo electrónico, un medio con el que la mayoría de las personas se sienten cómodas. El inconveniente de una listserv es que no siempre se puede buscar información tan fácilmente (se acaba buscando entre una tonelada de correos electrónicos). Hay softwares de listserv comerciales disponibles que tienen versiones gratuitas en las que se pueden incluir hasta 500 destinatarios. Algunos ejemplos de softwares de listserv famosos de pago con versiones gratuitas son L-soft Listserv y Groupmail Free. Sin embargo, la funcionalidad de estas aplicaciones es replicada de una forma igual de eficaz en aplicaciones en internet gratuitas como Yahoo Groups y/o Google Groups. También se puede crear una lista de distribución en Microsoft Outlook, pero presenta el riesgo de que su listserv completa esté normalmente ubicada en un ordenador local y no en internet, arriesgando así todo si el ordenador falla. Dependiendo del proveedor de su correo electrónico, quizá existan limitaciones como, por ejemplo, en el número de destinatarios por correo electrónico.

Todas las listserv requieren algún nivel de gestión: aceptar peticiones para unirse y publicar, eliminar y bloquear socios, gestionar el correo basura y validar correos que se pierden con los filtros de correo basura, y seleccionar moderadores para ayudar en la gestión de la listserv. La moderación del contenido es el deber de gestión más importante. Aunque la mayoría de las plataformas que proveen estas listserv gratuitas (por ejemplo, Yahoo, Gmail, etc.) tienen sus propios acuerdos de usuario, es obligatorio que también documente una serie de reglas propias de su VOPE para la lista de correos. También es importante mantener el contenido relevante al ámbito de su VOPE, ya que incluso las listserv mejor gestionadas reciben correo basura con contenido inapropiado de vez en cuando.

Tenga presente que nadie debería recibir sus correos a menos que lo haya solicitado explícitamente y debería existir un proceso para cancelar la suscripción muy claro e intuitivo. Una vez uno de sus socios se haya unido a una de sus listas de correo, debe obtener su permiso explícito para añadirlo a otras listas, incluso si estas listas también son de monitoreo y evaluación o están relacionadas con la VOPE.

Lo ideal sería una listserv con la capacidad de buscar en un foro en internet. Es una buena idea incluir la funcionalidad de la lista de correo (y cualquier otra presencia en los medios de comunicación sociales) en las Normas de Funcionamiento en el desarrollo de su sitio web o foro. Este enfoque tiene muchas ventajas:

Su módulo de afiliación puede relacionarse directamente con su lista de correo, cuando los socios actualizan su correo electrónico en su perfil de socio, su lista de correo se actualiza automáticamente.

• La listserv se puede gestionar de una forma más fácil desde una ubicación central en vez de tener que registrarse en otro lugar.
• Puede buscar de una forma más rápida temas/asuntos específicos si las listas de correo pueden hacer búsquedas más complicadas.
• Como se explica en la sección de Página web del manual con herramientas de la VOPE (Sección 2.3), una lista de correo integrada generaría contenido para su sitio web, lo que a su vez, mejoraría automáticamente la posición de su página en los buscadores.