2.1 Recopilación de Informes Anuales

  Descripción

Esta sección proporciona algunas ideas para la recopilación del informe anual de su VOPE, y proporciona algunos ejemplos y listas de verificación que debería tener presente.

Un informe anual es un informe detallado de las actividades de una organización en todo el año anterior. El objetivo de los informes anuales es proporcionar a los contribuyentes y a otras personas interesadas, información sobre las actividades de la organización y sobre el rendimiento financiero. También puede servir para compartir los planes y para centrar las áreas para el siguiente año, o para actualizar la visión que se recogió en los planes de la organización.

Para una VOPE, un informe anual es útil para comunicar información importante a los socios y donantes de la VOPE, y es un indicativo de buena gobernanza. Este informe también crea la oportunidad para que la VOPE comunique sus logros, comparta sus retos y garantice que la gestión de la VOPE se mantiene centrada en los objetivos de la organización. Es una buena idea distribuir o presentar, al menos, el informe financiero anual en la Junta General Ordinaria Anual y publicarlo en el sitio web de la VOPE. Pueden existir reglas, normas y legislación específica sobre los Informes Anuales en su país específico, así que tendrá que asegurarse de saber cuáles son y de que estén cumpliendo con toda la normativa.

 Algunas consideraciones importantes:

• Antes de considerar temas, diseños, formatos de salida, etc., planifique con atención qué información necesita incluirse en el informe.
• El informe anual se debería centrar en logros en vez de en actividades. El informe anual no es una descripción de las actividades, sino que debería presentar un resumen de lo que se ha conseguido.
• El detalle financiero del informe debería ser informativo y fácil de leer. En la mayoría de las ocasiones, algunos gráficos y una copia del balance contable son suficientes. Se podría incluir información sobre flujos de ingresos de su organización y distribución de los fondos a programas/eventos específicos o a la administración.
• Muchas organizaciones aprovechan la oportunidad para hacer un llamado a la acción a socios, movilizándolos incluyendo una solicitud de ayuda.
• El informe anual debería ser fácil de leer, fácil de ver (considere una versión .pdf, una versión en internet, presentación o resumen ejecutivo separado), fácil de entender (especialmente los números; proporcionar la suficiente información para mantener a los lectores interesados en la lectura pero no sobrecargados con gran cantidad de datos y gráficos complicados) e incluir objetos visuales (fotografías, diagramas).
• Quizá sea útil organizar su informe sobre un tema que mencione el tema central de su organización para ese año específico.

¿Qué se incluye en ese informe anual?

El sitio web KnowHowNonProfit (http://knowhownonprofit.org/campaigns/communications/effective-communications-1/annual-reports) proporciona una guía por pasos de los elementos clave que se deberían incluir en los distintos apartados del informe. Estos pasos están adaptados y resumidos a continuación:

•  Presentación y resumen ejecutivo

Empiece el informe con una presentación del Presidente de la Junta o del Presidente de la organización. Este debería incluir las reflexiones personales propias sobre las actividades del año, señalando éxitos particulares y remarcando algunos de los planes del año siguiente.

• Objetivos

Incluya los objetivos y propósitos de la organización. Proporcione información sobre lo que hace la organización y el motivo. Este debería ser un apartado relativamente corto y debería alinearse estrechamente con el plan de negocios/plan estratégico de la organización. Incluya tanto los objetivos de la VOPE a largo plazo como los objetivos a corto plazo.

• Logros

Proporcione a los lectores información sobre los logros clave de la VOPE en el año, medidos con los objetivos fijados para la organización.

•  Impacto y valor

Es de vital importancia mostrar el impacto y valor de la VOPE. Este es el apartado del informe anual que puede hacer que su organización se distinga y ayude a mostrar a los contribuyentes, defensores y a todos los defensores potenciales, el valor del trabajo que realiza la VOPE. Sin embargo, es importante que las declaraciones estén respaldadas por pruebas, y que una evaluación refleje los compromisos en los planes de la organización, documentos de fundación, etc. Una VOPE que pretende prestar servicios a los interesados en evaluación profesional puede aprovechar esta oportunidad para exponer una evaluación e informe eficaz de la organización.

• Voluntarios (si es necesario)

Muchas VOPE dependen de voluntarios para seguir realizando sus servicios y recaudar fondos. Incluya información sobre su papel y sus logros.

• Ambición y estrategias a largo plazo

En este apartado, se tratan las siguientes preguntas: ¿De qué forma proporcionan las actividades y éxitos de este año una plataforma para los planes del futuro? ¿Cuáles son los retos por delante y cómo se conseguirá superarlos? ¿Qué oportunidades se presentan en el año por delante? Este apartado final debería ser ambicioso y con vistas de futuro, pero manténgalo realista.

• Información estatutaria

Como regla general, lo mejor es dejar esta información estatutaria (tal y como se requiere en la legislación de su país) para las páginas del final, a menos que encuentre la forma de incluirla de tal forma que pueda comunicar usted los mensajes del informe anual mejor. Cuando presente la información, use gráficos, ilustraciones y diagramas que sean fáciles de interpretar en la medida de lo posible.