1.6. Establecimiento de una normativa y un registro de afiliación

    Descripción

Esta sección le ayudará a pensar en algunos de los primeros detalles para el establecimiento de una normativa de afiliación y le proporcionará algunos ejemplos de gestión de los socios de una VOPE.

Los socios o miembros de su VOPE son el motor de su organización y, como tales, su VOPE debe esforzarse en comunicarse con ellos y hacer que se involucren de forma continua. Con este propósito, se debería desarrollar y mantener un Registro y Normativa de Afiliación. Una vez se establezca la normativa de afiliación, se puede planificar e implementar el funcionamiento real del sistema de administración de afiliación.

La normativa de afiliación de su VOPE informará a sus socios potenciales de los beneficios y servicios de los que podrán disfrutar si se unen a su organización. La Sociedad Australiana de Evaluación (Australian Evaluation Society) hace el siguiente llamamiento a la participación en su organización en su sitio web: «Si estos servicios y beneficios mejoran su perfil profesional y fomentan su desarrollo profesional, únase a la Sociedad Australiana de Evaluación.» (Página web de la Sociedad Australiana de Evaluación en www.aes.asn.au/ join-the-aes/service-and-benefits)

Su organización debería incluir algunos de los siguientes apartados en su normativa de afiliación:

• beneficios y servicios;
• tipos de afiliación (e incluir los requisitos, beneficios y cuotas para cada tipo);
• requisitos para ser socio (si existen); y
• proceso de afiliación.

Muchas VOPE han clasificado a sus socios en diferentes categorías, permitiéndoles adaptar las cuotas y beneficios por ser socio a los distintos requisitos de socios potenciales. Por ejemplo, su VOPE podría ofrecer unas cuotas de inscripción más bajas para socios estudiantes que para el resto de socios, o podría hacer que organizaciones paguen una cuota anual permitiendo a todos sus empleados beneficiarse de la VOPE. Es importante clarificar y definir detalladamente los tipos de afiliación más importantes antes de intentar administrar el sistema de membresía. Aquí ofrecemos una lista con algunos tipos de afiliación que podría tener en cuenta:

• Normal.
• Estudiante.
• Conjunta: Miembros que se unen a una Asociación de Evaluación se pueden unir a otra organización sin ningún costo o pagando una cuota reducida. Por ejemplo, AEA y CES: «Para los socios cuya afiliación primaria es con la Canadian Evaluation Society. La Afiliación Básica Conjunta de CES (75 $) incluye suscripciones a dos revistas en formato de papel y a cuatro en formato electrónico. La E-Afiliación Conjunta (65 $) solo incluye acceso electrónico a cuatro revistas.» (sitio web de la Asociación Americana de Evaluación, AEA http://www.eval.org/p/cm/ld/fid=15).
• Organización: Organizaciones que realizan evaluaciones.
• Organizacional: Organizaciones que encargan evaluaciones.
• Registro como Invitado no socio: AEA proporciona acceso a invitados a su sitio web de la siguiente manera: «Si intenta crear un perfil y saber más sobre AEA, por favor, regístrese en el sitio web como invitado no socio y se le ofrecerá acceso limitado al sitio. La categoría le permite registrarse en eventos como no socio y también puede subir de categoría a socio pleno en cualquier momento.» (Página web de la Asociación Americana de Evaluación http://www.eval.org/p/cm/ld/fid=15).

Quizá tenga algunos requisitos más, esto es, un proceso de registro al que se tienen que adherir los socios potenciales para ser reconocidos como socios. Es importante que se documenten también estos requisitos. La Asociación Australiana de Evaluación pide a sus socios potenciales que lean la AES Code of Ethical Conduct (Código de la AES de Conducta Ética) antes de completar la solicitud de afiliación.

 Un registro de socios proporciona información sobre los socios de su VOPE. Se deben tomar decisiones sobre cómo hacer que esta información esté disponible y se debería hacer que los socios estén informados de su normativa de acceso a la información de afiliación. Puede restringir el acceso al registro de socios a otros socios registrados o, como alternativa, puede pedirle a los socios individualmente que elijan si quieren publicar sus detalles de contacto en su sitio web o no.